Flyt fra to do-listen til kalenderen

To-do lister giver ofte et urealistisk billede af vores kapacitet og er sjældent en hjælp i bestræbelserne på at få tingene gjort. At flytte alt hvad du på din to-do liste over i kalenderen, kan være løsningen for mange.

Der er dem som mener et godt “to do”-værktøj er uundværligt og dem, der sværger til at kalenderen er det eneste der virker, når hverdagen skal struktureres. Jeg troede i lang tid, at det var først og fremmest et spørgsmål om smag. Men efter at jeg har testet og brugt rigtig mange “to do” systemer, og læst kilometervis af blogposts og forskning om personlig produktivitet, er det gået op for mig, at det handler om noget mere end præferencer.

Fremmer eller hæmmer “to do”lister produktiviteten?

Flere og flere mener, ​​at “to do”-lister er uhensigtsmæssige. De hjælper os ikke med at få mere fra hånden, men tværtimod forhindrer os i at få opgaverne lavet – og er dermed med til at, at vi påtager os flere opgaver, end vi har mulighed for at nå at lave.

En grundlæggende indvending handler om vores evne til at vælge og træffe beslutninger. Den evne kan sammenlignes med en muskel, som bliver træt hvis vi bruger den for meget. Når vi hele tiden skal forholde os til en liste, nogle gange med mere end 100 opgaver på, tager det ikke lang tid før evnen til at træffe en beslutning er udfordret.

Vi ved også, at langt de fleste af os ikke er i stand til at beskæftige sig med mere end 7 ting ad gangen, mere end det og vi overvældes. Alt for mange valg sætter dig simpelthen ude af spil, eller sender dig direkte til Facebook. Dette er beskrevet som “valg omkostninger”, og mange hævder, at “to do” lister driver disse omkostninger i vejret.

Som om det ikke er nok: Når alt er samlet på lister, er vi tilbøjelige til at prioritere de opgaver, der giver maksimalt udbytte på kortest mulig tid (struktureret tøven) – med andre ord, de enkleste. Det er imidlertid sjældent, disse opgaver er de vigtigste. Konsekvensen er, at de leverancer, som vi skal bruge tid til at få gjort, bliver udsat så længe, ​​at de til sidst skaber stress og deadline-angst.

Opgaverne på en “to do”-liste fortæller typisk ganske lidt om, hvor lang tid opgaven vil tage – eller endnu vigtigere: hvor meget tid du har.

Kalenderen: den realistiske løsning

Den opmærksomme læser vil se hvor alt dette bærer hen: lige ind i kalenderen. Dem, der praktiserer kalender-metoden, planlægger konsekvent opgaver i tidslommer i løbet af dagen. Det betyder at mængden af opgaver er realistisk i forhold til den mængde tid der skal til for at løse opgaverne. De fleste, der går fra en “to do”-liste til en kalender fortæller det samme: Der er som regel ikke nok plads i kalenderen til alle de opgaver de havde samlet sammen på deres “to do” lister.

“To do”-listen skaber med andre ord, et urealistisk billede af, hvad vi er i stand til at nå i løbet af en given periode. Konsekvensen er, at vi påtager os for meget og lover at levere når vi i virkeligheden ikke har tid til at få arbejdet gjort – i stedet bør vi bruge kalenderen og lære af vores erfaringer i forhold til ens egen kapacitet, og håndtere arbejdsbyrden på grundlag af dette.

En ekstra gevinst, når du flytter til kalenderen er, at du ikke længere har noget sted at skrive den stor mængde af gentagne og banale opgaver ned, som du alligevel vil blive mindet om i løbet af dagen eller ugen. De færreste har brug for at skrive ned, at huset skal gøres rent for at huske det. Og hvis du træner 2 gange om ugen, er jeg temmelig sikker på, du kan huske det, selv når der ikke står nogen steder.

En “to-do”-liste er dybest set et værktøj til at tage kontrol. Undgå at bruge dem på en måde, der giver det modsatte resultat.